Genre : Corporatif

Pour que vos employés se sentent heureux, vous devez vous munir de moyens de communication flexibles et efficaces. De nombreux gestionnaires ont vécu la désagréable expérience d’envoyer un courriel important à tous leurs employés et de constater que seule une partie d’entre eux l’avaient lu. Il est difficile d’assurer des communications internes efficaces, en particulier lorsque l’organisation compte plusieurs sites. Les outils de communication internes comme l’affichage numérique améliorent l’efficacité des communications et permettent de gérer les contenus facilement, et ce, peu importe le nombre d’écrans ou leur emplacement.

1. Motivez davantage vos employés

Il est important de garder les employés motivés afin qu’ils soient heureux au travail et qu’ils restent dans l’entreprise. D’ailleurs, l’engagement du personnel est l’un des défis les plus importants pour les entreprises, puisque seulement 35% des employés se sentaient motivés aux États-Unis en 2019 et que 40 % pensent quitter leur emploi d’ici la fin de l’année. L’engagement et le bien-être sont également la clé du rendement de votre personnel. Pour les motiver, montrez à vos employés qu’ils sont importants pour vous en affichant du contenu moins formel (comme la photo d’un employé s’étant démarqué au cours d’un mois) et en soulignant leur anniversaire et leurs réussites sur l’affichage numérique. Vous pouvez également diffuser des concours, des jeux-questionnaires ou des activités pour les faire sourire et créer ainsi des occasions de communication.

2. Mettre en évidence les messages de la direction et des ressources humaines

Les ressources humaines s’efforcent d’offrir un meilleur environnement de travail aux employés. Ce service transmet les informations administratives en envoyant des courriels de masse chaque fois qu’un changement survient. Les employés reçoivent ainsi de nombreux courriels par jour, et ceux envoyés par l’entreprise sont souvent les derniers à être lus – ou sont parfois même carrément ignorés. Partagez plutôt ces informations directement sur les écrans d’affichage numérique pour vous assurer que tous vos employés voient l’information.

3. Données de production en temps réel

La plupart des entreprises possèdent des bases de données fournissant de nombreux indicateurs de performance en temps réel. Diffuser ces données de production à vos employés peut être judicieux, car cela leur permet de constater en un coup d’œil s’ils sont en bonne voie d’atteindre les objectifs fixés par l’entreprise. Certains employés se sentiront motivés de voir l’évolution de leur travail. Quant aux gestionnaires, ils peuvent utiliser ces données pour connaître les lieux où il manque d’effectifs; ils sauront ainsi mieux cibler les besoins et atteindre les résultats désirés. Un réseau d’affichage numérique peut également servir à diffuser automatiquement ces indicateurs à l’échelle de l’entreprise.

4. Fournir des informations de formation et de sécurité

L’affichage numérique peut aussi être utilisé pour diffuser des consignes de sécurité et des alertes en cas d’urgence. La diffusion des rappels de consignes de sécurité permet de réduire le nombre d’accidents qui peuvent se produire chaque jour dans l’entreprise.

Les formations sont souvent populaires auprès des membres du personnel, mais les employés qui ne visitent pas l’intranet de l’entreprise ne sauront pas qu’elles sont offertes. En les affichant sur les écrans, vous améliorez considérablement leur visibilité. Ainsi, les employés retiennent plus facilement qu’ils peuvent assister à des ateliers de perfectionnement et à des formations, par exemple à propos de nouveaux équipements.

L’affichage numérique vous donne la possibilité de diffuser plusieurs types de contenu selon votre secteur et vos besoins, et permet à vos messages d’être remarqués par un plus grand nombre de personnes. Essayez notre logiciel gratuitement pendant 30 jours et bénéficiez de gabarits qui mettront vos communications à l’avant-plan.

La communication interne, plus particulièrement en temps de transition vers un modèle de travail hybride, est devenue un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises. Il existe plusieurs outils, dont l’affichage numérique, qui permettent de transmettre des informations aux employés. L’affichage numérique est un excellent outil pour les communications sur les lieux de travail, et il est également un moyen efficace pour rejoindre les employés qui sont en travail virtuel.

L’importance de la communication interne

La communication interne consiste à faire circuler des messages à l’ensemble des salariés d’une entreprise. Il est essentiel que tous les employés aient accès à la même information dans l’organisation, car cela démontre une transparence et solidifie les rapports entre collègues et équipes. La communication interne dans les entreprises sert également à informer, motiver, contrôler les nouvelles, socialiser et renforcer le sentiment d’appartenance. De plus, elle permet la transmission de l’information de manière unifiée à travers tous les services de l’organisation. Plusieurs messages sont pertinents à partager, comme les objectifs de l’entreprise pour l’année à venir, les formations disponibles, les consignes sanitaires, l’avancement des divers projets, les statistiques de production, l’arrivée d’un nouveau collègue, etc. La communication interne est un élément essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise.

De la communication traditionnelle à la communication omnicanal

En raison de la COVID-19, le travail se déplace vers un modèle hybride (bureau/maison), ce qui représente un défi important pour les entreprises qui cherchent des moyens efficaces de communiquer avec leurs employés. En ce sens, les moyens traditionnels de communication ne suffisent plus. Les outils doivent être complètement changés ou jumelés avec d’autres pour être capables de faire face à cette nouvelle réalité. Ce changement amène les entreprises à opter pour des outils de communication omnicanal puisque ces derniers permettent de gérer centralement les messages à diffuser sur l’ensemble des canaux. Ainsi, le personnel a accès à la même information sur de multiples canaux, que ce soit les moniteurs d’affichage numérique, Microsoft Teams, un intranet, un écran de veille, un courriel ou un hyperlien. Bref, vous pouvez communiquer avec vos employés où qu’ils soient.

Rejoindre les employés à l’extérieur du bureau

L’un des outils efficaces pour communiquer autant avec les gens qui travaillent au bureau que ceux qui travaillent à la maison est l’affichage numérique. L’affichage numérique permet de créer, de gérer et de diffuser divers types de contenu. Vous pouvez facilement transmettre les bons messages aux bons moments et aux bonnes personnes. L’affichage numérique se décline maintenant sous trois nouvelles formes pour s’adapter à la nouvelle réalité.

1^re déclinaison : Microsoft Teams

Les applications de communication collaborative sont devenues très populaires depuis le début de la pandémie puisqu’elles offrent la possibilité de discuter facilement avec les membres de l’équipe malgré la distance. Microsoft Teams est l’une des plus utilisées par les entreprises, ce qui en fait un outil idéal pour partager les messages importants aux employés. Le logiciel d’affichage numérique ITESLIVE s’intègre dans cette application afin que toutes les communications et les interactions puissent se faire directement dans cette plateforme, ce qui constitue un avantage indéniable. Évidemment, tout le contenu est créé, géré et distribué en temps réel dans le logiciel ITESLIVE, accessible en ligne de n’importe où.

2^e déclinaison : L’écran de veille

Les employés aperçoivent leur écran de veille plusieurs fois par jour, que ce soit en revenant de la salle de bain, de l’heure du dîner, de la pause, etc. C’est un canal de communication important qui se doit d’être exploité. Le fonctionnement est simple : lorsqu’un écran est inactif depuis un certain temps, l’écran de veille démarre et affiche l’information configurée dans le logiciel de gestion de contenu. L’avantage de ce logiciel est qu’il vous permet de modifier le contenu affiché à distance et en temps réel. Il est possible de distribuer du contenu spécifique par utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Vous pouvez donc utiliser l’écran de veille pour communiquer les messages importants aux membres du personnel. Celui-ci est aussi efficace pour quelqu’un qui travaille soit du bureau soit de la maison.

À lire: L’écran de veille : Un outil de communication interne

3^e déclinaison : ITESLIVE Web

Traditionnellement, l’affichage numérique était conçu pour diffuser du contenu sur des moniteurs d’affichage numérique uniquement. Aujourd’hui, le logiciel d’affichage numérique ITESLIVE permet également de partager du contenu au moyen d’un hyperlien. En ce sens, le contenu peut être consulté sur n’importe quel navigateur Web, ajouté dans un intranet et envoyé par courriel. Cette fonctionnalité est une demande fréquente de la part des entreprises qui souhaitent communiquer efficacement avec leurs employés et ainsi profiter du plein potentiel des capacités des navigateurs Web sans avoir à installer un logiciel tiers. Bref, ITESLIVE Web permet de diffuser du contenu sur n’importe quel appareil de manière simple et efficace.

La pandémie a amené des défis importants de communication interne. Dans l’objectif de rejoindre les employés, peu importe leurs lieux de travail, les entreprises misent sur la communication omnicanal. Pour répondre à ce besoin, ITESLIVE permet maintenant d’afficher des messages dans trois nouveaux canaux soit l’affichage dans Microsoft Teams, dans l’écran de veille et par un hyperlien.

Votre entreprise a-t-elle adapté ses moyens de communication au nouveau mode de travail hybride?

Dans le cadre d’un projet d’affichage numérique, la création de contenu vient généralement en dernier. En effet, un processus normal d’implantation suit les étapes suivantes:

1. Définition des objectifs
2. Sélection du logiciel (fournisseur)
3. Identification des endroits stratégiques d’installation
4. Choix des équipements
5. Développement d’une stratégie de contenu
6. Création du contenu.

Évidemment, l’ordre de ces étapes peut changer; notamment, la stratégie de contenu peut avoir une importante influence sur l’identification des endroits stratégiques et le choix des équipements. En ce sens, bien que ces étapes soient distinctes, elles sont toutes liées et peuvent avoir une incidence les unes sur les autres. En somme, le plus important est donc de rester focalisé sur les objectifs pour faire les bons choix aux étapes subséquentes. Un élément indéniable demeure néanmoins: la première étape consiste toujours à définir les objectifs et la dernière étape se caractérise généralement par la création de contenu. Voici dix éléments à considérer lors de la création de contenu.

1. Automatisez le contenu

Pour la personne responsable de gérer l’affichage, l’automatisation est une machine indispensable à créer du contenu en continu. Par exemple, elle permet de partager des graphiques à jour sur les résultats de production, de diffuser les rencontres prévues au calendrier et d’afficher les anniversaires des employés. L’automatisation permet même d’afficher automatiquement des messages d’urgence en fonction de différentes alertes qui pourraient survenir. À lire : Comment présenter des données dynamiques à l’interne.

2. Le temps d’exposition

Le contenu doit être adapté en fonction du temps d’exposition. Dans une usine ou un environnement professionnel, les écrans sont généralement installés dans les endroits stratégiques où les employés sont exposés au contenu, soit les entrées, les cafétérias, les corridors et les aires de production. En fonction de l’emplacement d’un écran, le temps d’exposition varie grandement. En ce sens, les écrans qui se trouvent aux entrées devraient avoir des listes de diffusions beaucoup plus courtes que celles des écrans qui se trouvent à la cafétéria. Lorsqu’ils sont à la cafétéria, les employés sont exposés au contenu pendant des dizaines de minutes, alors que lorsqu’ils entrent dans l’immeuble, ils sont exposés au contenu pendant quelques secondes seulement. Bref, à l’entrée, il faut mettre l’accent sur un ou deux messages importants, tandis qu’à la cafétéria il est possible de s’étendre davantage.

3. L’emplacement influence le contenu

L’emplacement d’un écran influe grandement le contenu qu’il est pertinent de retrouver sur celui-ci. Dans une usine, un moniteur d’affichage numérique qui se trouve sur le plancher de production n’a généralement pas le même contenu que l’écran qui se trouve à l’entrée des employés. Sur le plancher de production, il est pertinent de rappeler les consignes de sécurité et d’afficher des données de production en temps réel. L’écran à l’entrée des employés peut quant à lui servir à diffuser des messages administratifs et des communications des ressources humaines. À lire: Cinq types de messages que vous pouvez diffuser pour améliorer les communications internes.

4. Les normes graphiques

L’affichage numérique est un outil qui fait partie intégrante de votre écosystème des communications. En ce sens, il est important que vos normes graphiques y soient également appliquées. Les normes graphiques ne se limite pas à mettre un logo: c’est également utiliser les couleurs qui caractérisent votre image de marque.

5. «L’aspect ratio» de vos écrans

«L’aspect ratio» d’un moniteur d’affichage numérique est la relation entre la largeur et la hauteur. Les ratios les plus communs pour des écrans sont 16:9 (ou 9:16 lorsqu’ils sont placés en orientation portrait). Il est à noter que certains écrans peuvent avoir un ratio différent: bien que ce soit plutôt rare avec un écran LCD, c’est courant avec les écrans DEL.

On confond souvent le ratio avec la résolution. La résolution fait plutôt référence aux nombres de pixels qui apparaissent à l’écran. Pour un écran d’une même dimension, plus il y a de pixels, plus la qualité de l’image est élevée. Les écrans peuvent avoir un nombre de pixels différents, mais tout de même avoir le même ratio. À titre d’exemple, les écrans ayant une résolution de 1280 x 720 pixels, de 1920 x 1080 pixels et de 3840 x 2160 pixels ont tous les trois un ratio de 16:9.

Vous devriez toujours vous assurer de créer du contenu qui fonctionnera selon le ratio de votre écran. La plupart du temps, ce ratio est de 16:9 ou 9:16.

6. Divisez vos écrans en plusieurs zones

Diviser vos écrans en plusieurs zones est un excellent moyen de maximiser l’espace et de diffuser plusieurs contenus en même temps. Il est recommandé d’opter pour une division qui permet de conserver une zone primaire avec un ratio 16:9. La zone 16:9 correspond au même ratio que votre moniteur complet, et qui est également le même qu’un téléviseur, votre audience est donc habituée à visualiser des contenus dans ce format. Vous pouvez également utiliser la zone principale pour afficher les contenus les plus importants et les zones secondaires pour afficher des contenus comme la météo et les nouvelles. Assurez-vous également de respecter l’orientation et le ratio de vos zones. En ce sens, si votre zone principale a un ratio de 16:9, n’affichez pas un contenu en 4:3, ou pire en 9:16. En terminant, évitez d’afficher des vidéos dans plusieurs zones à la fois.

7. Couleur et contraste

Pour que votre contenu soit facilement lisible, il est important d’utiliser des couleurs qui contrastent. Par exemple, si votre fond est foncé, choisissez une couleur pâle pour votre texte. Dans l’éventualité où vous optez pour une vidéo ou une image comme fond, il est recommandé de superposer un calque de couleur avec de la transparence.

8. Utilisez une taille de police suffisamment grande

En fonction de la distance à laquelle se trouve votre audience par rapport à vos écrans, il est possible d’utiliser différentes tailles de police. Assurez-vous qu’elle soit suffisamment grande pour être lisible. C’est une astuce qui semble logique: toutefois, lorsque vous créerez votre contenu à quelques centimètres de l’écran de votre ordinateur, il sera difficile de juger convenablement de la lisibilité sur vos moniteurs d’affichage. Les premières fois, si vous avez des doutes, déplacez-vous afin de confirmer le résultat.

9. Conservez des marges de sécurité

Il faut que votre affichage soit aéré. Comme mentionné plus haut, diviser vos écrans en plusieurs zones est un excellent moyen de maximiser l’espace de vos écrans. Toutefois, assurez-vous de conserver des marges de sécurité entre vos zones. Ces marges permettent de segmenter les informations, ce qui facilite la lecture. Par exemple, illustrée en rouge sur l’image ici-bas, une marge de sécurité de 50 pixels entoure l’information qui se trouve dans la zone secondaire.

10. Soyez concis et restez simple

Normalement, en utilisant une taille de police suffisamment grande et en conservant des marges de sécurité, vos messages devraient être brefs. Néanmoins, vous aurez tôt ou tard un contenu qui vous demandera de contourner ces bonnes pratiques. Lorsque cette occasion se présentera, il y a une seule chose à faire: résister à la tentation. Il est primordial de ne pas surcharger vos moniteurs d’affichage numérique d’informations au sein d’un même clip, et ce, même si vous prolongez la durée de diffusion de ce contenu. Il n’y a pas de règle absolue sur la quantité de caractères: cela dépend de la distance entre votre audience et les écrans, ainsi que le temps d’exposition de ces derniers. Bref, soyez concis et communiquez des messages simples.

Maintenant que vous connaissez les 10 meilleures pratiques pour créer du contenu, c’est à vous de jouer. Si vous avez besoin d’aide, ITESMEDIA peut vous conseiller: nous offrons également gratuitement des gabarits qui respectent les bonnes pratiques dans notre logiciel ITESLIVE.

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